Desde 14 de agosto de 2016, quando a Convenção da Apostila entrou em vigor no Brasil, os cartórios apostilaram mais de 4 milhões de documentos (a conta é do Colégio Notarial do Brasil, divulgada pelo CNJ em fevereiro de 2023). Só que nem todo cartório emite apostila: o próprio CNJ fala em cerca de 5.570 habilitados no país.
Para quem precisa de documento pronto para o exterior, a conta que pesa é: quantas vezes vou ter que sair de casa, e quem confere se apostila e tradução estão na ordem que o destino pede? Dá para fazer a apostila de Haia sem ir ao cartório, e este guia põe os três caminhos lado a lado, inclusive o de ir sozinho, que às vezes é o melhor.
Dá para resolver apostila e tradução juramentada num pedido só: você manda o documento pelo WhatsApp, a SP providencia a apostila pelo convênio com cartórios e faz a tradução, na ordem que o país de destino pede. Quem emite a apostila continua sendo o cartório. O que muda é que você não precisa ir até lá.
Vale para documento brasileiro. Documento emitido no exterior precisa ser apostilado no país de origem, e isso não dá para fazer aqui.
Os três caminhos, lado a lado
Apostilar documento online, ir ao balcão ou deixar tudo com a SP: o trabalho é o mesmo nos três, o cartório apostila e o tradutor público traduz. O que muda é quantos contatos você administra e quem confere se a ordem está certa.
| O que pesa | Ir ao cartório | Pedir online ao cartório | Pedido único com a SP |
|---|---|---|---|
| Deslocamento | Você vai ao cartório e, se precisar de tradução, também ao tradutor | Em geral nenhum, mas cada cartório define como recebe o pedido e o que aceita em formato digital | Nenhum para a apostila. Tradução em arquivo digital, ou retirada no escritório se você preferir |
| Contatos e filas | Cartório, tradutor e, às vezes, um segundo cartório | Cartório e tradutor | Um só: o WhatsApp da SP |
| Quem confere a ordem apostila e tradução | Você, com base no que leu | Você. O cartório apostila o que recebe | A SP, antes de começar, com o país de destino e o órgão na mão |
| Risco de apostilar o documento errado | O cartório confere se o documento é apostilável, não se o seu destino quer aquele documento | O mesmo | A SP confere o documento contra a exigência do destino antes de pedir a apostila |
| Prazo | Depende do cartório | Depende do cartório | Orçamento em até 30 minutos e tradução a partir de 1 dia útil nos casos simples. O prazo da apostila depende do cartório |
| Tradução juramentada | Contratada à parte | Contratada à parte | No mesmo pedido, por tradutores matriculados na Junta Comercial |
| Preço | Emolumento do cartório mais a tradução | Emolumento do cartório mais a tradução | Condição melhor nos serviços de apostila por causa do convênio com cartórios |
Um caso em que o caminho direto ganha: você só precisa da apostila de um documento brasileiro, tem um cartório habilitado no seu caminho e o destino não pede tradução. Vá lá e resolva. O pedido único compensa quando entram os dois serviços, ou quando você não quer ser a pessoa responsável por descobrir a ordem certa.
O que pode ser apostilado, e o que não pode
A apostila vale para documento público brasileiro que vai ser usado em país signatário da Convenção. Documento particular entra na conta só depois de reconhecimento de firma. A própria Convenção deixa de fora os documentos de agentes diplomáticos ou consulares e os documentos administrativos ligados diretamente a uma operação comercial ou aduaneira.
E tem a regra que mais confunde quem volta do exterior: o Brasil não apostila documento estrangeiro. A apostila de uma certidão americana, italiana ou portuguesa só pode ser feita no país que a emitiu. Se o documento já chegou apostilado, ele pode seguir direto para a tradução, como explicamos no guia sobre o que é a Apostila de Haia.
| Documento | Onde é emitido | Dá para apostilar? | Observação |
|---|---|---|---|
| Certidão de nascimento, casamento ou óbito | Cartório de registro civil | Sim | Muitos órgãos estrangeiros limitam a data de emissão. Confirme antes de pedir a via. Mais em tradução de certidão de nascimento |
| Antecedentes criminais da Polícia Federal | Polícia Federal, em documento eletrônico | Sim | Já sai com assinatura digital. Confirme o formato aceito pelo cartório. Veja antecedentes para visto e cidadania |
| Diploma e histórico escolar | Instituição de ensino | Sim | O cartório precisa confirmar a assinatura de quem assinou. Muitos pedem firma reconhecida do secretário ou do reitor |
| Procuração por escritura pública | Tabelionato de notas | Sim | Ato notarial, costuma ser apostilado direto |
| Procuração ou declaração particular | Feita por você | Só com firma reconhecida | Reconheça a firma em cartório de notas antes. Sem isso, não há o que apostilar |
| Certidão ou decisão judicial | Poder Judiciário | Sim | Confirme com o cartório como o documento está assinado, em papel ou digitalmente |
| Tradução juramentada | Tradutor público (Junta Comercial) | Sim | A apostila certifica a assinatura do tradutor. Só faz sentido se o destino pedir |
| Documento emitido no exterior | Outro país | Não, no Brasil | A apostila vem do país de origem |
| Documento de embaixada ou consulado | Missão diplomática | Fora da Convenção | O artigo 1º exclui esses documentos |
O que a lei diz, em poucas linhas
Não precisa decorar número de norma para fazer a apostila, mas vale saber onde o serviço se apoia, porque é nisso que os cartórios se baseiam.
- Decreto 8.660/2016
- Promulgou a Convenção da Apostila de Haia no Brasil. Ela passou a valer para o país em 14 de agosto de 2016.
- Resolução CNJ 228/2016
- Desde 14 de agosto de 2016, a legalização de documento brasileiro para uso em país da Convenção é feita só por apostila. A resolução foi alterada depois, entre outras, pelas Resoluções 247/2018 e 392/2021.
- Provimentos da Corregedoria Nacional
- O Provimento 62/2017 e o 119/2021 detalharam o trabalho dos cartórios. As regras hoje estão consolidadas no Código Nacional de Normas (Provimento 149/2023).
- Quem emite
- Notários e registradores habilitados no sistema do CNJ, cerca de 5.570 em 2023, com busca por estado e cidade no site do conselho.
Para saber onde apostilar documento em São Paulo, ou em qualquer cidade, procure no site do CNJ um cartório habilitado e pergunte por telefone se ele apostila o seu tipo de documento. Um minuto de ligação evita a viagem perdida.
Apostila digital ou de papel
A apostila de papel sai em papel de segurança fornecido pela Casa da Moeda, com carimbo e rubrica do cartório. A digital é um PDF com QR code, emitido pela plataforma de apostilamento eletrônico do CNJ (o e-Apostil), e vale como a de papel para o sistema brasileiro.
O que decide é o destino. Alguns órgãos aceitam o PDF sem discussão, outros querem papel, e a regra costuma estar escrita no site de quem recebe. Se você está em dúvida, o texto sobre validade da tradução digital cobre o mesmo raciocínio para a tradução. Um truque simples: leia o QR code com o celular antes de enviar. Se ele abrir a verificação certa, o arquivo está íntegro.
Como funciona com a SP, em 4 passos
- Mande a foto ou o PDF do documento no WhatsApp, junto com o país de destino e o órgão que vai receber.
- Receba o orçamento em até 30 minutos, com apostila e tradução somadas e a ordem dos dois passos já definida.
- A SP providencia a apostila pelo convênio com cartórios e faz a tradução juramentada. O prazo da apostila depende do cartório, e a SP combina com você a data quando tiver a resposta dele.
- Receba o resultado em versão digital assinada ou retire a versão física no escritório, na Av. Brigadeiro Luís Antônio, 2543, em São Paulo.
Um detalhe prático: se o documento é em papel, o original precisa passar pelo cartório. A SP diz no primeiro atendimento se o arquivo basta para o orçamento e como o original chega até lá. Quando o documento já nasce digital, como os antecedentes da Polícia Federal e várias certidões emitidas online, o arquivo costuma resolver.
O que mandar no primeiro WhatsApp
Quanto mais completa a primeira mensagem, mais rápido sai o orçamento. O que ajuda:
- Foto ou PDF legível do documento inteiro, com frente e verso quando houver
- País de destino e idioma da tradução
- Órgão que vai receber o documento: consulado, universidade, cartório estrangeiro, imigração
- Se já existe prazo ou data marcada, como entrevista ou matrícula
- Se o documento já foi apostilado ou traduzido antes, e por quem
- Nome completo como aparece no passaporte, para a grafia ficar igual em tudo
Tem pressa? O guia de tradução juramentada urgente mostra o que sai em 1 dia útil.
A ordem certa, sem repetir a discussão
Regra de bolso: apostila no original primeiro, tradução depois, e apostila na tradução só se o destino pedir. Assim a tradução já sai com a apostila incluída e serve nos dois tipos de exigência. Os destinos que fogem disso, e os motivos, estão no artigo apostila antes ou depois da tradução. Quem monta um processo longo, como o de cidadania, também pode ver quanto custam os documentos da cidadania italiana.
Erros que mais geram retrabalho
| Erro | Por que dá problema | Como evitar |
|---|---|---|
| Levar uma cópia simples | A apostila certifica a assinatura de quem emitiu o documento. Uma cópia sem autenticação não carrega essa assinatura | Leve o original ou uma cópia autenticada |
| Apostilar diploma sem a assinatura confirmada | O cartório não consegue conferir a firma de quem assinou e devolve o documento | Pergunte antes se a firma do responsável precisa estar reconhecida |
| Traduzir antes de apostilar, quando o país pede o contrário | A tradução sai sem a apostila e precisa ser refeita | Descubra o que o destino exige antes de pedir qualquer serviço |
| Apostilar a tradução sem necessidade | É um custo a mais por um carimbo que o destino não pediu | Confirme com o órgão se ele pede apostila sobre a tradução |
| Usar certidão antiga demais | Muitos órgãos limitam a data de emissão e recusam via antiga, mesmo apostilada | Pergunte o prazo e peça uma via nova antes de apostilar |
| Tentar apostilar documento estrangeiro no Brasil | Só o país que emitiu pode apostilar | Peça a apostila no país de origem e traga o documento já apostilado |
Quanto custa: o que dá para dizer sem chutar número
A apostila é cobrada pelo cartório, por documento, e o valor vem da tabela de emolumentos do Tribunal de Justiça de cada estado, que muda com os reajustes anuais. Circulam números soltos em blogs, sem fonte oficial, e preferimos não repetir nenhum. Se o valor importa para a sua decisão, pergunte ao cartório ou peça o orçamento.
No pedido com a SP, a apostila sai por um preço melhor por causa do convênio com cartórios, e o orçamento já mostra o total de apostila e tradução juramentada somados, antes de você aprovar.
