Nos deparamos com muitas dúvidas na hora de escrever um e-mail em inglês, seja ela sobre saudações formais ou expressões utilizadas. O brasileiro costuma escrever e-mails longos explicando sempre as situações nos mínimos detalhes, já os americanos ou britânicos por exemplo, escrevem de forma mais sucinta, não por estarem sendo grossos, mas por ser o estilo do idioma, escrever frases longas com expressões difíceis pode dificultar na comunicação com seu remetente se ele for um nativo, preste atenção em algumas dicas:
Assunto
No subject line, é extremamente importante ser objetivo e claro, assim que a pessoa ler, saberá exatamente o assunto, se você vai mandar um e-mail lembrando um colega que vocês têm uma conference call amanhã, por exemplo, uma ideia seria colocar no assunto “conf. call on Q2 sales forecast tomorrow” (conferência sobre a previsão de vendas do segundo trimestre amanhã).
Saudação
Já na primeira linha é importante estabelecer o quão formal sua mensagem precisa ser. Veja alguns exemplos de abertura, do mais formal para o mais casual:
Dear Mr. /Ms. (sobrenome)
Dear (nome e sobrenome)
Hello/Hi (nome)
“Dear” pode parecer estranho, mas no contexto se encaixa como “prezado” ou “caro”. Se você já teve alguma comunicação prévia com a pessoa, ou se está respondendo um e-mail, o melhor é sempre adequar a sua comunicação à formalidade proposta pela outra pessoa. Não é bom continuar chamando interlocutor de senhor ou senhora se ele já está te chamando pelo apelido. O inverso também deve ser evitado.
Se você não sabe o nome da pessoa que receberá sua mensagem, uma aposta segura é iniciar o email com “Dear sir or madam”, ou “Dear Mr/Ms”. Se você tem o nome da pessoa, mas não sabe o sexo, o ideal é usar o nome completo: Dear John Smith, por exemplo.
Apresente-se
Está escrevendo para alguém que não te conhece? Apresente-se logo no início do corpo do email. Se foi um amigo ou conhecido em comum que te passou o contato, informe isso também. Uma boa forma de fazer isso é: “My name is ___, I got your email address from ___”, ou “My name is ___, I got your email address during a conference that happened last week”. “I’m ___, I’m manager of [empresa]”.
Motivo do email
Deixe bem claro, logo no início da sua mensagem, o motivo do contato. Nesse campo, há muitas variáveis. Lembre-se de ser direto e conciso. “I am writing to ask if you could send those data”, “following our conference call, I would like to discuss…”, “I’m writing to thank you for…”.
Pedido
É muito comum enviar um email com solicitações. Algumas sugestões: “I would be grateful if you could send me … by the end of this week”, “I was wondering if you could send me the contract”, “I would appreciate if you could send me…”, “do you think you could also send me…”.
Para dizer não
Precisa negar uma proposta e não quer parecer rude? Se este é o seu caso, essas frases podem te ajudar: “unfortunately, I won’t be able to attend the conference”, “unfortunately, I’m afraid I won’t be able to meet the deadline”.
Para deixar claro que você espera uma resposta
Espera uma resposta do seu interlocutor? Vale deixar isso claro. A frase “I look forward to hearing from you soon”, por exemplo, funciona bem.
Você também pode deixar claro que o outro pode fazer algum pedido ou esclarecimento.Nesse caso, pode-se usar as frases “let me know if you have any questions or comments”, ou “if you have any questions or comments, please feel free to let me know”.
Despedida
O encerramento do e-mail é outro ponto em que é preciso prestar atenção ao grau de formalidade que você quer expressar. O jeito mais formal de encerrar um e-mail é com a expressão “Sincerely”. Uma forma mais neutra, que pode ser usada tanto para uma pessoa que você conhece há bastante tempo quanto para um desconhecido, seria “Kind/Best Regards” ou “Best Wishes”.
Referências: https://epocanegocios.globo.com/Carreira/noticia/2017/08/como-escrever-um-email-em-ingles.html
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